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Fatturazione elettronica: le cose importanti da sapere per velocizzare il recupero dei dati dei clienti

Pec e codice univoco: come richiederli a tutti senza impazzire

Ci siamo, la data che tutte le aziende e le partite IVA aspettavano (o temevano) da tempo è arrivata. Il 1 gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo alla fatturazione elettronica, il sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Addio carta, quindi, ma anche (almeno questo è l’intento del legislatore) addio evasione fiscale.

Le fatture elettroniche dovranno essere in formato XML (eXtensible Markup Language), che consente un controllo delle informazioni da parte delle autorità competenti.

Senza entrare troppo nei tecnicismi burocratici, le e-fatture potranno essere emesse e ricevute solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SDI), così le aziende potranno utilizzare il portale pubblico dell’Agenzia delle Entrate o sistemi di terze parti.

Per ogni fattura elaborata, il SDI calcolerà un codice alfanumerico che caratterizza quindi il documento (hash) riportandolo nelle ricevute.

Ma di cosa hanno bisogno le aziende? Di un indirizzo di posta elettronica certificata (la pec, che molte aziende già utilizzano da tempo) oppure del codice univoco composto da 7 caratteri alfanumerici fornito dal Sistema di Interscambio. La procedura per la richiesta del codice univoco non è proprio semplicissima soprattutto per le piccole aziende, che potranno così delegare il proprio consulente fiscale per il ricevimento e l’emissione delle fatture elettroniche. Saranno quindi i consulenti a fornire il codice destinatario unico ai propri clienti.

Per ogni fattura emessa, quindi, occorrerà avere Pec e/o codice univoco destinatario del cliente. Ma qui sorge un bel problema, come comportarsi nel caso un’azienda lavori stabilmente con decine, centinaia o addirittura migliaia di clienti? La soluzione più ovvia sarebbe quella di contattare ogni singolo fornitore o cliente per richiedere: tutti i dati aziendali, la Pec e ovviamente il codice univoco destinatario. Poi? Estrapolare tutti questi dati e inserirli in un database. Soluzione più ovvia, ma di certo non la più immediata e veloce.

E quindi cosa possiamo fare?

La soluzione che stiamo adottando insieme ai nostri clienti, è quella di realizzare dei form personalizzati per la raccolta di questi dati. Le aziende invieranno quindi il form via mail (o all'interno di un'apposita newsletter) ai propri clienti, e questi non dovranno fare altro che compilare i campi richiesti e cliccare “invia”. L’azienda riceverà il form che potrà essere esportato automaticamente in un database Excel, così da avere tutti i dati necessari alla fatturazione elettronica in ordine. E soprattutto in tempi molto più rapidi.

E la tua azienda che soluzione sta adottando per la raccolta dei dati? Se hai bisogno di una mano, noi siamo qui.